PMPDay България тази година се проведе на 23.11. Темата на осмото издание на най-голямата конференция в областта на управлението на проекти в България и на Балканите беше „Project Management Intelligence“. Организатор на събитието беше PMI Chapter Bulgaria – българското подразделение на една от най-големите водещи организации в областта на управлението на проекти – PMI(Project Management Institute).
В днешно време животът става все по-сложен. Проекти се инициират в различни области. Ролята на проектния ръководител е все по-важна и необходимите знания и умения, които един ръководител трябва да притежава обхващат все повече сфери.
Осъзнавайки това, организаторите бяха подготвили програма, която включваше лекции, практически упражения (workshops) и дискусии, обхващащи три основни направления:
Технологична интелигентност – или как се променя ролята на ръководителя на проекти в ерата на цифровизация и изкуствен интелект (Artificial intelligence).
Емоционална интелигентност – или как да ръководим, мотивираме и вдъхновяваме хората, с които работим.
Бизнес интелигентност – или как да постигнем желаните резултати и какви инструменти да използваме за ефективно управление на проекти, анализирайки и използвайки правилно наличните данни.
Поканени бяха лектори, доказани експерти в областта си, с много опит и успешни проекти зад гърба си.
Организацията на събитието беше отлична. Конференцията се проведе в няколко зали, като имаше лекции и практически семинари, които се провеждаха едновременно. Програмата и резюме на презентациите бяха предоставени предварително и всеки можеше да прецени какво би искал да посети. Между лекциите имаше достатъчно време за почивка, кафе пауза и разговори с останалите участници. Бяха организирани и различни игри, които направиха събитието по-интересно и динамично.
Аз лично успях да посетя седем лекции. Всяка от тях остави у мен следа и ме накара да се замисля. В следващите редове ще споделя това, което научих, защото се надявам да бъде полезно и на други.
Първата лекция беше „Artificial intelligence and project management: Beyond Human Imagination!“. Manuel Probst и Marc Lahmann от PwC Switzerland ни запознаха с историята на изкуствения интелект, какъв е бил в началото, какъв е сега и какъв различни експерти си представят, че ще бъде в бъдеще. Бяха дадени примери за приложение на изкуствения интелект в ежедневието на хората преди, сега и в бъдеще.
Днес всички сме наясно, че изкуственият интелект се развива много бързо, особено с развитието на технологиите и по-големите възможности на изчислителните машини. Всички сме наясно, че все повече човешки дейности ще бъдат заменени с машини. Въпросът, който вълнува човечеството днес е дали роботите могат да заменят изцяло човека. Тезата беше представена много интересно с аналогия от филма „Железният човек“. Изводът беше, че колкото и да напреднат технологиите, въпреки заложените алгоритми за самообучение на системите, никоя машина не може да замести човека. Защото това, което отличава човека от машината са емоциите, а емоциите не могат да бъдат предсказани. А кой знае, може би грешим :).
Втората лекция, която посетих беше „How to lead when we lack authority“, водена от Srinivas Maram.
Темата на лекцията беше за това, че не е необходимо човек да бъде на ръководна позиция, за да бъде лидер.
Факт е, че повечето от нас не са готови да поемат отговорност. Според проучване повечето хора от деца са обучавани да искат разрешение от някой преди да направят нещо. Това ни прави нерешителни и ни учи да очакваме някой друг да взема решения вместо нас и да ни казва какво да правим. Когато някой друг взема решения е по-лесно, защото ако нещо се обърка обвиняваме другите за нещата, които се случват с нас. Такова мислене ни отнема правото на контрол върху собственият ни живот. Такова мислене ни отнема правото да вземаме решения и това води до пропускане на добри възможности.
За да постигнем целите си трябва да повярваме, че всеки може да бъде лидер и за това не е необходимо да бъде на управленска позиция. Промяната в начина на мислене обаче, не става за една вечер. За да успее, човек трябва да се фокусира върху това, което има и това, което може да контролира. Много често ние губим енергия да се разтройваме и ядосваме от неща, които не можем да променим.
Чрез примери, Сринивас Марам представи различни техники и принципи, които биха помогнали на всеки от нас да бъде успешен в това, което прави, както и да бъде полезен на хората около себе си. Такива са:
– дефиниране на ясна цел за това, което искаме да постигнем
– предприемане на действия, които биха ни довели до дефинираната цел
– критично мислене, реална оценка на ситуацията
– оценка на влиянието на различни фактори
– прокарване на нови идеи, какво различно бихме могли да предоставим
– социална отговорност – какво бихме могли да дадем на обществото
– вяра в собствените възможности и необходимост от непрекъснато самоосъвършенстване.
И накрая нещо много важно, за успеха на всеки един от нас:
Никога не трябва да се предаваме!
Третата лекция беше за „Set-up the stage for execution at scale with Scaled Agile Framework® (SAFe®)“, водена от Nina Prodanova-Iozeva.
Вниманието беше насочено върху това, какво е важно да се направи, за да се практикува SAFe в една организация. Лекторката ни запозна с начина, по който са въвели тази структура в тяхната компания. Фокусът беше върху това, колко важно за една голяма компания е на определен период от време да се съберат всички екипи на едно място и да бъде представена визията на компанията за следващите няколко месеца. На тази среща се прави планирането и всички участват в него. Тъй като всички са събрани на едно място, при необходимост може да се поиска информация от ръководителите или от членове на други екипи. Тъй като всички са наясно с целите, които трябва да бъдат постигнати, може да изкажат мнения дали те са реални и какви са необходимите предпоставки да бъдат постигнати.
Фактът, че всеки е запознат с целите, дава свободата на екипите да вземат информирани решения в процеса на работа, ако се появи проблем.
Следващата лекция беше „Artificial intelligence in project management“.
В продължение на лекцията на Manuel Probst и Marc Lahmann, Khaled Hamdy ни запозна с приложението на изкуствения интелект и как може да бъде използван в различните дейности в управлението на проекти.
И тъй като в основата на изкуствения интелект стоят данните, ключовата фраза в лекцията и темата за размисъл беше: „Данните са валутата на бъдещето“(Data is the currency of the future).
В следващата лекция „Making project management funking easy“ Frank Turley ни запозна с начините и основните предпоставки, необходими за навлизане в областта на управлението на проекти. В днешно време животът е доста сложен. На всеки от нас се налага да управлява проекти дори и в ежедневието си. На едни от нас се отдава по-лесно, на други не. Според Frank Turley са необходими следните предпоставки за въвеждане на управление на проекти в дадена компания:
– Опростена лека система, за управление. Тя трябва да бъде визуална, лесна за разбиране(да не отнема повече от 15-20 мин за обучение за работа с нея), да може да се използва от повече от един чеовек едновременно, да може да се споделят документи и информация, да бъде безплатна.
– Да има примерни проекти.
– Да има online платформа за управление на проекти
– Да се организира практическо упражнение, на което да бъдат отиграни дейностите с реални малки проекти.
Представена беше P3.express платформата, нов феймуърк за управление на проекти. Повече информация за нея може да бъде намерена на http://p3.express/.
Една от най-интересните лекции за мен беше „Secret of Engaging Presentations“.
Борис Христов, основател на една от най-успешните агенции, помагаща на едни от най-големите компании да представят идеите си през клиенти, ни запозна с основните стъпки и принципи, които трябва да се следват, за да бъде една презентация успешна.
Много от нас са чели и гледали лекции за това, как трябва да бъде структурирана една презентация. В интернет могат да бъдат намерени много шаблони, които да бъдат използвани. Истината, обаче е, че за една истинска презентация е необходимо много повече от няколко слайда на powerpoint.
Как трябва да бъде структурирана една презентация и какво трябва да бъде нейното съдържание, зависи от няколко неща. Преди да започнем трябва да знаем:
– Каква ще бъде публиката. Много е важно да познаваме хората, пред които трябва да говорим. Важно е да знаем: пол, възраст, религия, семейно положение, лична информация, хоби, професионална кариера.
– Каква е целта на презентацията. Какво искаме да постигнем. Както трябва да се случи като резултат от презентацията.
В зависимост от събраната информация, структурата на презентацията може да бъде различна.
За да бъде една презентация успешна, обаче трябва да се следват „Трите метода за убеждаване“ – триъгълника на Аристотел.
Трите метода на убеждаване (съставките на ефективната комуникация) според Аристотел са:
Етос – достоверност на комуникатора
Патос – емоционален ефект на комуникатора или посланието
Логос – логика на посланието.
Всяко едно от трите неща по-горе има значение за ефективната комуникация и се оценява от аудиторията на презентатора/писателя, съзнателно или несъзнателно.
Всеки от тези три метода, трябва да присъства в една презентация. Каква част ще заема всеки от тях зависи от аудиторията и целта.
Всяка презентация трябва да се състои от въведение, съдържание и заключение.
Уводът трябва да привлече вниманието на аудиторията. В него трябва да се отговори на въпросите: Какво е текущото състояние и какво искаме да постигнем.
Съдържаниeто е основната част. След като сме привлекли вниманието на аудиторията, тук е трудната задача да го задържим. Особено ако става дума за дълъг период от време. Важна техника е да има „драма“. Трябва да следват данни за минало-бъдеще, минало бъдеще, проблем-решение, проблем-решение, какво е сега-какво може да бъде. Изложението трябва да следва крива линия, непрекъснато съпоставяне, а не права линия – първо да се обяснят всички проблеми и после да се представят всички решения.
Може да се използват и различни техники за привличане на вниманието – говор, видео, задаване на въпрос, разходка из аудиторията, трябва да има емоция – силен говор, после тих, сериозна тема – шега. За да се привлече вниманието за по-дълго време трябва да има динамика.
Заключение
Хубаво е да се състои от 3 части:
– Обобщение на съдържанието на презентацията. На кратко, без подробности.
– Насоки какви действия се очакват от аудиторията.
– До какво ще доведат тези действия. За да накараме някой да свърши нещо, трябва да му дадем основателна причина защо. Резултатът трябва да бъде привлекателен за него.
За мен това беше много полезна презентация, много практически насочена.
Последната лекция, която посетих в рамките на конференцията беше „The art and science of transforming any relationship“, водена от Tolee Fotitzidis.
Много интересна лекция, за това как действията ни са продиктувани от нашите мисли и как реакцията ни на действията на останалите, се базира на нашите собствени мисли.
Това, което мога да кажа в заключение за конференцията е, че беше много полезна за мен. Радвам се, че имах възможността да я посетя, за което съм признателна на организаторите и на колегите си, благодарение на които това беше възможно.