This year PMI Bulgaria Chapter held its annual conference (launched with a new name PM Summit) and celebrated its 10th birthday on the 15th November 2019 at the National Palace of Culture (NDK) in Sofia, Bulgaria. The event coincided with the 50th Anniversary of PMI.
In this article, I’ll try to share some of the knowledge I gathered during the conference and I hope I can provoke some thoughts in the readers just like they were provoked in me by the speakers.
One of the missions and goals of PMI Bulgarian chapter is to share the PMI standards and practices. Most of us know that Project Management is all around us, regardless of the industry, working or private life. Most of the easy and simple approaches to manage a situation and lead to success are well known and obvious, but usually overlooked.
The world today changes faster than the previous centuries. What is trend today will be obsolete after 7 months! It becomes more and more important to juggle with multiple techniques and approaches with the goal for organizational change and improvement to be prepared for the coming future.
The Project Management role is not only limited to managing project related collaboration, but it also covers managing people and processes, facing challenges every day. The project manager has different tasks in different projects. For the project to be successful, we need not only a good project manager, but also a good project leader and business analyst.
In the world of fast technology evolution, the customer’s needs, desires and requirements become more and more complex. Nowadays it is almost impossible for a single person to complete a project. Futhermore, according to a research made recently, most of the projects nowadays are not internal for the companies, but customer related. The project management approach in such a reality changes.
Modern companies face the dilemma which is better – to execute the project internally or outsource some parts of it. Companies more often decide to buy some of the modules and subsystems they need instead of producing them internally. The number of projects with subcontractors increases. This fact faces the challenge to manage a project in a very complicated environment. This leads to the transformation from a cross-functionality to the cross-cooperative team.
In the environment of different companies working together new challenges come across. Many of the companies are not prepared to work in such environments. They need to take into consideration the different business interests, the diversity of cultures, incompatible egos and previous project conflicts. Nowadays a project under contracts begins before the project charter and project initiative. The project begins with the business decision to take or not to take an opportunity. This is the time for the company to be flexible. Before the project charter – the focus should be on the competing with the competitors on the market. After the project charter – the focus should be on the completing.
According to Oliver Lehmann the mission success should be first in the customer projects. For the people in this kind of projects, the project success or failure should be considered as personal success or failure. Some of the principles of cross-cooperative projects should be:
– Turn other companies assets to project resourcesFor the project to succeed it is very important to engage the employees. Kimberly Wiefling shared her experience in different projects. According a recently made research most of the employees are disengaged, which is the basic reason for the failure of most projects. Some of the tips to engage the employees she shared are:
– Try to build trust. People are more likely to cooperate when they trust someone. It is not easy to build trust but it is worth the effort. To build trust we need to know the people we work with. If we learn more for each other we could find something in common which could help to establish a good working relation.Communication and leadership are meant to be very important for projects to succeed nowadays.
These two skills were on focus in almost every session in the PM Summit. A good, successful leader could be each team member at any level in the company. To lead people through change to achieve goals and make an improvement is not an easy task. In general, people are not likely to change.
To progress and to change people must go out of their comfort zone. Usually people do not like that. If we do not like something, we try to avoid it. To make the change happen we need to know the people we want to engage with the change. We need to find out what makes them happy, what are their goals, needs and fears. Having this information, we could talk their language and introduce the process in a perspective they will like.
It is very important to remember that we should have enough time to let the change happen. Making the change and tasks fun – could help.
“Coloring outside the line could also help people to be successful and good leaders”, like Jeff Tobe said.
Positive thinking is very important. When we think all the time that we can’t make it – we’ll not. When we prepare for failure we will fail.
When we believe in success we see challenges not difficulties. People are more likely to work with us if we enjoy what we do and we stay positive.
Changing the perspective could be very powerful.
There is no best technique that could work in every project and situation. Everything is in tailoring and adopting. Knowing your employees, customers and partners could help to make communication better, change the perspective and lead the people through change to improvement.
As the world is so dynamic and difficult today, we need to be prepared for the future. Instead of making status reports, it could be more useful to make forecasts. Flexibility is a very powerful and important skill.
At the end I would like to share some sentences to think about:
”From every challenge comes an opportunity.”
“Learn to see invisible opportunities where others only see the visible limitations.“
“Make happy happen!”
“When something is not broken – brаke it!”
Finally I would like to thank the PMI Summit Bulgaria team for making this event happen and all the speakers who shared their knowledge and experience with us.
PMPDay България тази година се проведе на 23.11. Темата на осмото издание на най-голямата конференция в областта на управлението на проекти в България и на Балканите беше „Project Management Intelligence“. Организатор на събитието беше PMI Chapter Bulgaria – българското подразделение на една от най-големите водещи организации в областта на управлението на проекти – PMI(Project Management Institute).
В днешно време животът става все по-сложен. Проекти се инициират в различни области. Ролята на проектния ръководител е все по-важна и необходимите знания и умения, които един ръководител трябва да притежава обхващат все повече сфери.
Осъзнавайки това, организаторите бяха подготвили програма, която включваше лекции, практически упражения (workshops) и дискусии, обхващащи три основни направления:
Технологична интелигентност – или как се променя ролята на ръководителя на проекти в ерата на цифровизация и изкуствен интелект (Artificial intelligence).
Емоционална интелигентност – или как да ръководим, мотивираме и вдъхновяваме хората, с които работим.
Бизнес интелигентност – или как да постигнем желаните резултати и какви инструменти да използваме за ефективно управление на проекти, анализирайки и използвайки правилно наличните данни.
Поканени бяха лектори, доказани експерти в областта си, с много опит и успешни проекти зад гърба си.
Организацията на събитието беше отлична. Конференцията се проведе в няколко зали, като имаше лекции и практически семинари, които се провеждаха едновременно. Програмата и резюме на презентациите бяха предоставени предварително и всеки можеше да прецени какво би искал да посети. Между лекциите имаше достатъчно време за почивка, кафе пауза и разговори с останалите участници. Бяха организирани и различни игри, които направиха събитието по-интересно и динамично.
Аз лично успях да посетя седем лекции. Всяка от тях остави у мен следа и ме накара да се замисля. В следващите редове ще споделя това, което научих, защото се надявам да бъде полезно и на други.
Първата лекция беше „Artificial intelligence and project management: Beyond Human Imagination!“. Manuel Probst и Marc Lahmann от PwC Switzerland ни запознаха с историята на изкуствения интелект, какъв е бил в началото, какъв е сега и какъв различни експерти си представят, че ще бъде в бъдеще. Бяха дадени примери за приложение на изкуствения интелект в ежедневието на хората преди, сега и в бъдеще.
Днес всички сме наясно, че изкуственият интелект се развива много бързо, особено с развитието на технологиите и по-големите възможности на изчислителните машини. Всички сме наясно, че все повече човешки дейности ще бъдат заменени с машини. Въпросът, който вълнува човечеството днес е дали роботите могат да заменят изцяло човека. Тезата беше представена много интересно с аналогия от филма „Железният човек“. Изводът беше, че колкото и да напреднат технологиите, въпреки заложените алгоритми за самообучение на системите, никоя машина не може да замести човека. Защото това, което отличава човека от машината са емоциите, а емоциите не могат да бъдат предсказани. А кой знае, може би грешим :).
Втората лекция, която посетих беше „How to lead when we lack authority“, водена от Srinivas Maram.
Темата на лекцията беше за това, че не е необходимо човек да бъде на ръководна позиция, за да бъде лидер.
Факт е, че повечето от нас не са готови да поемат отговорност. Според проучване повечето хора от деца са обучавани да искат разрешение от някой преди да направят нещо. Това ни прави нерешителни и ни учи да очакваме някой друг да взема решения вместо нас и да ни казва какво да правим. Когато някой друг взема решения е по-лесно, защото ако нещо се обърка обвиняваме другите за нещата, които се случват с нас. Такова мислене ни отнема правото на контрол върху собственият ни живот. Такова мислене ни отнема правото да вземаме решения и това води до пропускане на добри възможности.
За да постигнем целите си трябва да повярваме, че всеки може да бъде лидер и за това не е необходимо да бъде на управленска позиция. Промяната в начина на мислене обаче, не става за една вечер. За да успее, човек трябва да се фокусира върху това, което има и това, което може да контролира. Много често ние губим енергия да се разтройваме и ядосваме от неща, които не можем да променим.
Чрез примери, Сринивас Марам представи различни техники и принципи, които биха помогнали на всеки от нас да бъде успешен в това, което прави, както и да бъде полезен на хората около себе си. Такива са:
– дефиниране на ясна цел за това, което искаме да постигнем
– предприемане на действия, които биха ни довели до дефинираната цел
– критично мислене, реална оценка на ситуацията
– оценка на влиянието на различни фактори
– прокарване на нови идеи, какво различно бихме могли да предоставим
– социална отговорност – какво бихме могли да дадем на обществото
– вяра в собствените възможности и необходимост от непрекъснато самоосъвършенстване.
И накрая нещо много важно, за успеха на всеки един от нас:
Никога не трябва да се предаваме!
Третата лекция беше за „Set-up the stage for execution at scale with Scaled Agile Framework® (SAFe®)“, водена от Nina Prodanova-Iozeva.
Вниманието беше насочено върху това, какво е важно да се направи, за да се практикува SAFe в една организация. Лекторката ни запозна с начина, по който са въвели тази структура в тяхната компания. Фокусът беше върху това, колко важно за една голяма компания е на определен период от време да се съберат всички екипи на едно място и да бъде представена визията на компанията за следващите няколко месеца. На тази среща се прави планирането и всички участват в него. Тъй като всички са събрани на едно място, при необходимост може да се поиска информация от ръководителите или от членове на други екипи. Тъй като всички са наясно с целите, които трябва да бъдат постигнати, може да изкажат мнения дали те са реални и какви са необходимите предпоставки да бъдат постигнати.
Фактът, че всеки е запознат с целите, дава свободата на екипите да вземат информирани решения в процеса на работа, ако се появи проблем.
Следващата лекция беше „Artificial intelligence in project management“.
В продължение на лекцията на Manuel Probst и Marc Lahmann, Khaled Hamdy ни запозна с приложението на изкуствения интелект и как може да бъде използван в различните дейности в управлението на проекти.
И тъй като в основата на изкуствения интелект стоят данните, ключовата фраза в лекцията и темата за размисъл беше: „Данните са валутата на бъдещето“(Data is the currency of the future).
В следващата лекция „Making project management funking easy“ Frank Turley ни запозна с начините и основните предпоставки, необходими за навлизане в областта на управлението на проекти. В днешно време животът е доста сложен. На всеки от нас се налага да управлява проекти дори и в ежедневието си. На едни от нас се отдава по-лесно, на други не. Според Frank Turley са необходими следните предпоставки за въвеждане на управление на проекти в дадена компания:
– Опростена лека система, за управление. Тя трябва да бъде визуална, лесна за разбиране(да не отнема повече от 15-20 мин за обучение за работа с нея), да може да се използва от повече от един чеовек едновременно, да може да се споделят документи и информация, да бъде безплатна.
– Да има примерни проекти.
– Да има online платформа за управление на проекти
– Да се организира практическо упражнение, на което да бъдат отиграни дейностите с реални малки проекти.
Представена беше P3.express платформата, нов феймуърк за управление на проекти. Повече информация за нея може да бъде намерена на http://p3.express/.
Една от най-интересните лекции за мен беше „Secret of Engaging Presentations“.
Борис Христов, основател на една от най-успешните агенции, помагаща на едни от най-големите компании да представят идеите си през клиенти, ни запозна с основните стъпки и принципи, които трябва да се следват, за да бъде една презентация успешна.
Много от нас са чели и гледали лекции за това, как трябва да бъде структурирана една презентация. В интернет могат да бъдат намерени много шаблони, които да бъдат използвани. Истината, обаче е, че за една истинска презентация е необходимо много повече от няколко слайда на powerpoint.
Как трябва да бъде структурирана една презентация и какво трябва да бъде нейното съдържание, зависи от няколко неща. Преди да започнем трябва да знаем:
– Каква ще бъде публиката. Много е важно да познаваме хората, пред които трябва да говорим. Важно е да знаем: пол, възраст, религия, семейно положение, лична информация, хоби, професионална кариера.
– Каква е целта на презентацията. Какво искаме да постигнем. Както трябва да се случи като резултат от презентацията.
В зависимост от събраната информация, структурата на презентацията може да бъде различна.
За да бъде една презентация успешна, обаче трябва да се следват „Трите метода за убеждаване“ – триъгълника на Аристотел.
Трите метода на убеждаване (съставките на ефективната комуникация) според Аристотел са:
Етос – достоверност на комуникатора
Патос – емоционален ефект на комуникатора или посланието
Логос – логика на посланието.
Всяко едно от трите неща по-горе има значение за ефективната комуникация и се оценява от аудиторията на презентатора/писателя, съзнателно или несъзнателно.
Всеки от тези три метода, трябва да присъства в една презентация. Каква част ще заема всеки от тях зависи от аудиторията и целта.
Всяка презентация трябва да се състои от въведение, съдържание и заключение.
Уводът трябва да привлече вниманието на аудиторията. В него трябва да се отговори на въпросите: Какво е текущото състояние и какво искаме да постигнем.
Съдържаниeто е основната част. След като сме привлекли вниманието на аудиторията, тук е трудната задача да го задържим. Особено ако става дума за дълъг период от време. Важна техника е да има „драма“. Трябва да следват данни за минало-бъдеще, минало бъдеще, проблем-решение, проблем-решение, какво е сега-какво може да бъде. Изложението трябва да следва крива линия, непрекъснато съпоставяне, а не права линия – първо да се обяснят всички проблеми и после да се представят всички решения.
Може да се използват и различни техники за привличане на вниманието – говор, видео, задаване на въпрос, разходка из аудиторията, трябва да има емоция – силен говор, после тих, сериозна тема – шега. За да се привлече вниманието за по-дълго време трябва да има динамика.
Заключение
Хубаво е да се състои от 3 части:
– Обобщение на съдържанието на презентацията. На кратко, без подробности.
– Насоки какви действия се очакват от аудиторията.
– До какво ще доведат тези действия. За да накараме някой да свърши нещо, трябва да му дадем основателна причина защо. Резултатът трябва да бъде привлекателен за него.
За мен това беше много полезна презентация, много практически насочена.
Последната лекция, която посетих в рамките на конференцията беше „The art and science of transforming any relationship“, водена от Tolee Fotitzidis.
Много интересна лекция, за това как действията ни са продиктувани от нашите мисли и как реакцията ни на действията на останалите, се базира на нашите собствени мисли.
Това, което мога да кажа в заключение за конференцията е, че беше много полезна за мен. Радвам се, че имах възможността да я посетя, за което съм признателна на организаторите и на колегите си, благодарение на които това беше възможно.
Тази година за първи път реших да посетя Bulgaria Web Summit – конференция за Front-end, Back-end, UX, Design и не само. За нея чух от колеги. Посетих сайта на събитието и се запознах с програмата. Звучеше многообещаващо – 4 зали, много лектори, интересни теми от различни сфери.
Лекциите във всяка зала започваха по едно и също време и се препокриваха, така че предварително си бях набелязала, кои бих искала да посетя. Бях си подготвила и печатна версия на програмата(за съжаление такава не беше публикувана на сайта на събитието), за да мога на място бързо да сменя някоя лекция.
За целият ден посетих общо 8 лекции. Тук ще спомена само някои от тях.
How to hack a node app?
Asim Hussain
Минути преди първата лекция бях на място, готова да чуя как се ‘хаква’ node приложение. Лекторът ни запозна, с някои от известните хакерски атаки от последните години, как точно са извършени, какви слаби места на софтуера са използвани и по какъв начин.
Изводите накрая бяха:
– Не се доверявай на никого – филтрирай клиентските данни;
– Не подценявай и дребните, на пръв поглед, места за пробив. Когато ги откриеш – просто ги поправи.
– Ако не си сигурен в името на пакета, който искаш да инсталираш – не налучквай, а провери в официалните източници. Иначе сам можеш да поканиш ‘врага’ на гости.
Въпреки, че очаквах по-практическа насочена лекция с повече примери и техники за писане на сигурен код, като цяло ми хареса.
Sharing Code Between Web and Native Apps
Sebastian Witalec
С много примери и в реално време лекторът ни запозна с начините за споделяне на код между приложения за различни устройства/операционни системи, използвайки общо хранилище за съхранение на кода; MVC (Model, View, Component) модела за разделяне на приложението на пластове и споделяне на общите части; namespace за дефиниране и обработка на разликите. Показа ни и инструменти за преобразуване/прекомпилиране на съществуващи решения в такива със споделен код.
Simplicity is not Simple
Dave Hogue
Една от най-интересните лекции, които посетих. Стана дума за това, че в повечето случаи, започвайки един проект, човек е с едни очаквания за сложност и функционалност, а в процеса на разработка, постепенно се откриват нови изисквания и възникват нови идеи, които усложняват крайния продукт. И въпреки, че той е завършен и доставен, това не винаги означава, че е постигната първоначалната цел, ако реално е трудно да се работи с този продукт и крайният потребител не е доволен.
Много често след разработката на последните изисквания, работата по проекта не е завършена, а се налага връщане назад и преоценка на системата с цел подобряването и опростяването на потребителския интерфейс.
По интересен и увлекателен начин ни бяха представени видовете системи: прости(simple), сложни(complicated), много съставни(complex), хаотични(chaotic).
Тъй като хаотичните системи са непредсказуеми и не подлежат на опростяване, в лекцията бяха засегнати сложните и многосъставни такива.
Това са системи с много функционалности, много процеси, натоварен потребителски интерфейс. Такива системи са трудни за използване и управление. Понякога системите са по природа сложни и не може да се опростят, но не винаги е така.
Признаци за възможност за опростяване:
– неинтуитивни и объркани последователности в действията;
– ‘индиректни’ действия – т.е за да постигнеш нещо на текущата страница трябва да извършиш действие на друга страница;
– опит за доставяне на всичко на всеки – добавяне на функционалности без да са реално необходими, само за случай, че потрябват;
– добавяне на функционалности, само защото някой е казал, че е ‘хубаво’ да ги има;
– копиране на чужди идеи – да направим нещо, само защото и другите го правят. Това, че го правят не означава, че е непременно правилно :);
– следване на съвременни методи и технологии, без да са реално необходими.
След като ни запозна с начините на идентифициране на необходимостта от опростяване, Dave Hogue ни запозна и с методите за опростяване:
– премахване на ненужни функционалности;
– комбиниране на два по-малки модула в един общ;
– приоритизиране – поставяне на фокус върху една основна функционалност за дадена страница;
– разделяне на сложна функционалност на две по-прости.
Като цяло беше наблегнато на това, че целта на даден проект трябва да бъде не само успешното му завършване, но и постигането на добър потребителски интерфейс, което е итеративен процес, който се постига на няколко цикъла и е важна част от разработката на даден продукт/система.
Code Review
Ilko Kacharov
Лекцията беше изградена на базата на аналогия на даден проект, по който работим, с къщата, в която живеем. И както всеки иска къщата му да бъде подредена и чиста, така трябва да се стремим и кода, който пишем да бъде чист и подреден.
Както във всяка къща има установени правила от домакина и трябва да се спазват от всички в къщата, така и всеки, който се присъедини към даден проект, трябва да бъде запознат с правилата на работа и да ги спазва. Човекът или хората, които правят ревю на кода са всъщност домакините. Те проверяват дали са спазени правилата и ако не са – сигнализират за това съответния разработчик. По този начин се постига прозрачност.
Ревюто се прави обикновено от по-опитни участници в проекта. Добра практика е да се прави често – при всяко качване на код в хранилището. Така ръководните членове на екипа имат поглед върху извършваната в момента работа, както и това дава възможност за намаляване на риска от загуба на излишно време за преработка на код, писан няколко дни.
Основните неща, споменати за важни при код ревю:
– проверка за повтарящ се код;
– проверка за повтаряща се функционалност;
– бъгове и неконсистентност;
– проверка на зависимости между библиотеки;
– бързодействие;
– лесна поддръжка.
Беше наблегнато на това, че ревюто на код е социален процес. Дава възможност за бърза обратна връзка. Ако тя е положителна – това води до стимулиране на съответния разработчик.
Важно е да не се губи фокус – оценката трябва да е насочена към написаният код, а не към разработчика.
Коментарите трябва да бъдат издържани в стила на добрия тон:
– да се използват предложения вместо заповедни изречения;
– да се задават въпроси;
– да се използват учтиви форми – моля;
– да се използват похвали;
– предложенията трябва да са на последно място.
Въпреки, че имаше и добри лекции, като цяло очаквах малко повече.
Самата организация, също може да се подобри. Хубаво е да има интервал между лекциите, за да може човек да се премести от една зала в друга. На моменти залите бяха препълнени и нямаше място за всички. В някои зали нямаше микрофон и на последните редове се чуваше много слабо.
Преди два месеца започнах подготовка за изпит за сертификат за бизнес анализатор – PMI-PBA и в настоящата статия ще споделя мнението си за книгите и материалите, които използвах.
В мрежата има много информация относно процеса за кандидатстване (попълване на формуляра, изисквания за допускане до изпит, проверка на кандидатите), препоръки за курсове и учебни материали, трикове за по-лесно запомняне и успешно попълване на теста. Обемът информация, върху който е изграден изпита е доста голям. Самият PMI има изготвен списък от 12 книги за прочит. Препоръчват се различни курсове, семинари и книги по темата.
За своята подготовка аз избрах:
1. Онлайн курс – iZenBridge – PMI-PBA Exam Prep Course.
За този курс разбрах от един форум. Оказа се доста добър и полезен. Изготвен е специално за успешното вземане на PMI-PBA сертификата.
Съдържа повече от 60 часа лекции, групирани в няколко раздела. Има както въвеждащи, така и подробни лекции по различните теми. На по-важните теми има отделни лекции.
Информацията е поднесена по добър начин и на разбираем език. На моменти качеството на видеата не е много добро, но това не пречи на възприятието.
На края на всеки раздел има примерен тест от 10 въпроса за проверка на придобитите знания. Отделно има достъп до примерни тестове с по 50 въпроса от всяка област, както и 2 примерни теста от по 200 въпроса. Хубавото на тестовете е, че след попълване може да прегледаш отговорите и към всеки въпрос има допълнителна информация за отделните опции и анализ на верния отговор.
Включени са и видея с разяснителни семинари.
Курсът е достъпен в рамките на 90 дни. Регистрацията дава достъп до форум и възможност за задаване на въпроси, както и участие в различни семинари.
В курса е препоръчана следната книга:
2. Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide
Книгата е доста добра. Информацията е обяснена от практическа гледна точка, систематизирано, без излишни подробности. Съдържа и речник на основните термини. Хубаво е да се прочете в началото на подготовката.
3. PMI-PBA Certification Study Guide.
Книгата е една от най-препоръчваните във форумите, свързани с PMI-PBA Certification процеса, но спорен мен не е достатъчна за придобиване на практически знания. По скоро може да бъде използвана като наръчник или план за вземане на изпита.
Съдържа информация за това, какви стъпки са необходими да бъдат предприети за успешното изкарване на сертификата – от попълването на формата за кандидатстване, през процеса на подготовка, до успешното преминаване на изпита.
Започва със съкратен преглед на съдържанието на изпита, последван от по-подробно описание на всяка една от 5-те области от знания, които ще бъдат тествани. Информацията е кратка, без подробности. Едно и също съдържание се повтаря в различна форма – текст, таблица, диаграма. Важната информация е маркирана, за бърз преглед в последствие и по-лесно запомняне. Има много препратки към PMBOK като източник на информацията.
Книгата съдържа различни упражнения за затвърждаване на знанията – въпросници, кръстословици, таблици със скрити думи. Всеки раздел завършва с примерен тест. В края на книгата има примерен тест от 100 въпроса.
Според мен, информацията в книгата не е достатъчна. За придобиване на необходимите знания трябва да се търсят допълнителни източници.
4. PMI-PBA® 200-Question Sample Exam.
Тази книга също е една от най-препоръчваните за придобиване на представа какво представлява самият изпит. В сравнение с онлайн тестовете, включени е курса обаче, не е особено добра. Половината книга е тест от 200 въпроса, с другата половина – същият тест с отговори. Това, което не ми харесва е, че няма никакви обяснения на понятията, в сравнение с онлайн тестовете от курса, на пример. Има препратки за информация към външни източници – тези от списъка на PMI.
